Zoom sur les 5 étapes d’une externalisation à Madagascar

L’externalisation dans la Grande Ile séduit actuellement de plus en plus d’entreprises en quête d’efficacité et d’optimisation des coûts. Ce processus ne s’improvise cependant pas. Bien au contraire, il nécessite une méthodologie bien définie. Il repose surtout sur plusieurs étapes clés, allant de l’analyse des besoins à l’optimisation continue. Voici justement les différentes étapes à suivre pour mener à bien une externalisation dans ce fameux pays.

Définir clairement les besoins de l’entreprise

Identifier les activités à externaliser

La première étape d’une externalisation Madagascar  consiste tout d’abord à déterminer quelles tâches confier à un prestataire. Il peut s’agir de travaux administratifs, de saisie de données, de traitement de documents ou de gestion de la relation client. En fait, le choix se porte en général sur des missions répétitives, chronophages ou nécessitant des ressources spécifiques.

Formuler précisément les objectifs

Une fois les activités ciblées, l’entreprise doit définir clairement ses objectifs. Cela implique bien sûr de préciser les délais, les volumes de travail et les niveaux de qualité attendus. À noter que cette étape permet de poser les bases d’un partenariat solide et de limiter les risques d’incompréhension.

Choisir le bon prestataire à Madagascar

Sélection et période de test

Le choix du prestataire est déterminant. Afin de sécuriser cette étape, certaines sociétés optent pour une période d’essai gratuite ou à faible coût. Cela aide à tester la qualité du service, la communication et la réactivité de l’équipe avant de s’engager sur le long terme.

Évaluer les compétences techniques et relationnelles

Le prestataire doit aussi posséder les compétences techniques liées aux missions confiées, mais également un sens aigu de la communication. La maîtrise du français, la capacité à respecter les délais et l’adaptabilité constituent, entre autres, des critères clés à considérer.

Mettre en place le contrat et l’organisation du projet

Formaliser les conditions contractuelles

Une fois le prestataire choisi, il faut mettre en place un contrat détaillant l’ensemble des conditions de la collaboration. Ce document doit bien sûr préciser la nature des prestations et les modalités de facturation. Il en est de même pour les indicateurs de performance et les clauses de confidentialité.

Constituer une équipe dédiée

Selon l’ampleur du projet, le prestataire met en place une équipe entièrement dédiée au client. Cette équipe reçoit ainsi une formation spécifique sur les méthodes et les outils utilisés par l’entreprise afin d’assurer une parfaite intégration.

Déployer le projet et assurer le suivi

Lancement et phase d’adaptation

Le projet commence par une phase de lancement, durant laquelle les divers processus sont progressivement transférés au prestataire. À noter que cette période est importante pour ajuster les méthodes de travail et résoudre rapidement les éventuelles difficultés.

Suivi régulier et reporting

Un suivi constant permet de maintenir la qualité et d’identifier rapidement les points à améliorer. Des rapports réguliers donnent d’ailleurs au client une visibilité totale sur les performances. Afin d’assurer un suivi efficace, il est recommandé de :

• Mettre en place des points hebdomadaires entre les équipes.
• Utiliser des outils collaboratifs pour partager les informations en temps réel.

Optimiser la relation et la performance

Ajustements continus

Pour ceux qui l’ignorent encore, l’externalisation Madagascar est un processus évolutif. Grâce à un dialogue régulier, il est donc possible d’ajuster les procédures, d’intégrer de nouvelles tâches et d’optimiser les méthodes de travail. Cette flexibilité fait ainsi partie des atouts clés d’une collaboration avec un prestataire malagasy.

Profiter des atouts stratégiques de Madagascar

Madagascar offre de nombreux avantages pour l’externalisation. Effectivement, la main-d’œuvre est qualifiée, francophone et disponible à des coûts compétitifs. De plus, le décalage horaire minimal avec l’Europe permet une communication fluide et une grande réactivité. Les principaux bénéfices pour une entreprise sont donc :

• Une réduction significative des coûts opérationnels.
• Un accès à des compétences spécialisées sans recrutement interne.
• Etc